Die vorgefundene Ordnung in die Unterteilung von 46 Schachteln wurde übernommen. Da der Bestand in sich nicht klar strukturierbar ist, wurde die physische Ordnung beibehalten. Es wurde pro Schachtel ein Dossier gebildet. Subdossiers gibt es nur in den Fällen, in denen eindeutig zueinander gehörige Umschläge etc. vorgefunden werden. Eine Auswahl an zu digitalisierenden Bildern wurde jeweils als Einzelstück angelegt und in der entsprechenden Schachtel obenauf gelegt und als digitalisiert gekennzeichnet. So bleibt nachvollziehbar, woher die digitalisierten Bilder stammen und die Erschliessung kann jederzeit fortgesetzt werden. Die Nummern der pro Schachtel durchnummerierten Umschlagnummern wird weder in die Signatur noch anderswo im Datensatz aufgenommen, bleibt aber physisch nachvollziehbar, da sie auf dem Umschlag des digitalisierten Fotos notiert ist.